Как новости журнал регистрации распоряжений по основной деятельности

Журнал регистрации распоряжений (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Новости его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг — это возможность контролировать целый документооборот предприятия.


Помимо этого, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и затрат по ним. Корректное ведение внутренней документации существенно облегчит общение с проверяющими.


Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве в течении всего срока существования организации (ст. 258 Списка, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).


Среди целей ведения журнала возможно выделить:

• возможность иметь данные об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
• возможность осуществить стремительный поиск нужного документа;
• придание документу статуса обязательного к выполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи возможно скачать пример журнала регистрации распоряжений по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те либо иные локальные нормы для всех либо большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

• вопросы хозяйственной деятельности;
• систему планирования;
• порядок и структуру отчетности;
• выстраивание стратегии продаж;
• задачи по расширению бизнеса.

Типовыми распоряжениями, записи о которых делаются в книге, могут быть распоряжения о:

• назначении директора;
• создании филиала;
• введении штатного расписания;
• утверждении правил трудового распорядка;
• обеспечении коммерческой тайны;
• проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Пример книги распоряжений по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Любая организация вправе создать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем пример журнала учета распоряжений по основной деятельности.





Также возможно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.


На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.


На обложке нужно указать срок, за который он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. В большинстве случаев это либо сотрудник отдела кадров, либо секретарь-референт.


Содержание граф приблизительно следующее:

1. Порядковый номер документа.
2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
3. Наименование либо краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
4. Ответственный за выполнение — ФИО сотрудника, контролирующего исполнение приказа.
5. Примечания — разная информация по содержанию и выполнению распоряжения.
6. Другие графы, нужные, согласно точки зрения администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе либо в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.


В случае если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, нужно пронумеровать страницы журнала способом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все страницы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых страниц; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (начальник организации либо другой сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (подобающа заходить хотя бы на треть на наклейку).


В случае если журнал ведется электронно посредством спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не необходимо. За ведение журнала в этом случае отвечает лицо с правом электронной подписи.


Комфортно заводить журналы по регистрации распоряжений на один год . Соответственно, каждый год оформляется новая книга, нумерация распоряжений в которой начинается сперва.


В ней не должно быть:

• исправлений;
• подчисток;
• необоснованных зачеркиваний;
• откорректированных записей;
• разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их необходимо бережно.


Так может смотреться пример заполнения журнала распоряжений по основной деятельности.





Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, поскольку фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.


Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в частности систему регистрации локальных нормативных актов, возможно назвать одним из самых серьёзных элементов на пути к успеху и денежному благополучию компании.

---

Пример книги регистрации распоряжений по основной деятельности

Скачать

Пример заполнения

Скачать